Er dette på plass?

En sjekkliste for om man har alt i orden til å motta frifondstøtte i lokallagene.

Denne er delt inn i:
Medlemskontingent og medlemsliste
Regnskap, konto og bilag for medlemsavgift
Styre og årsmøte.

Medlemkontingent og medlemsliste

For å bli et tellende lokallag som kan motta frifondstøtte må man ha:

• minst 5 eller flere medlemmer under 26 år som har betalt en kontingent på minimum kr 50.
• Denne betalingen må komme fra deltakerne selv eller foresatte. Det kan ikke være lokallaget/ menigheten som dekker den for dem. 
• Kontingenten må komme inn i kalenderåret for året det gjelder. De kan ikke betale kontingent for 2023 i januar 2024 eller desember 2022. Da teller den ikke.
• Kontingenten må synes tydelig i regnskapet.
• Hvis deres lag skulle bli trukket ut til kontroll, så må dere kunne vise oss noe form for bilag på at deltakeren har betalt. Om det er en vippskvittering, et skjema ved kontantbetaling eller bankoverføring. Vi må kunne spore pengene fra deltakeren og inn i regnskapet.
• Medlemmet må ligge i medlemslisten 31.12 for å komme med i årsrapporten. Hvis dere avslutter et medlem før 31.12 det året, så kommer de ikke med i årsrapporten selv om kontingenten gjelder for et år. 
• Det går helt fint å ha medlemmer som er 26 år eller eldre i systemet, de blir bare ikke tellende så man får støtte for de.
• denne informasjonen på alle medlemmer: fornavn, etternavn, adresse med gatenummer, postnummer, poststed og fødselsår. 
• Hvis ikke vi har alle disse opplysningene på medlemmet så vil dere ikke motta støtte for dem.
• Skulle dere ha noen medlemmer som ikke eier en gateadresse, ta kontakt med oss.

Tips 1! Vi anbefaler å legge inn medlemmene med all info og om de har betalt fortløpende på minside gjennom året, på fanen «medlemmer». Da blir jobben mye enklere når dere skal levere årsrapport i januar.

Tips 2! Dere kan bruke Actas minside til å ta inn medlemskontingenten. Gå til minside og på fanen medlemmer. Der finner du en knapp som heter «Send betalingslenke». Denne kan sendes både på epost og/ eller sms. Pengene blir betalt inn til oss og utbetales til deres konto en gang i måneden. Du kan spore hvem som har betalt på fanen «Transaksjoner» og der har du da også et bilag for betaling. «Betalt» ruten i medlemslisten vil automatisk endre seg til «ja» på de som har betalt, som gjør at det legges rett inn i årsrapporten når du skal levere den. Se bildeveiledning HER.

Regnskap, konto og bilag for medlemskontingent

Konto

For å få utbetalt støttepenger må alle lokallag ha en konto. To ting er viktig her. 

1. Det kan ikke være en privatkonto. Du kan ikke opprette en egen konto til lokallaget i din egen nettbank, da dette ikke skal gå inn i noens privatøkonomi. Det er ulike måter å ordne bankkonto på. Hvis man har organisasjonsnummer, kan man opprette egen konto i banken eller man kan opprette konto som en underkonto til menigheten. Vi har også et tilbud i Acta om å få konsernkonto gjennom oss. Les mer om det og finn skjemaet du fyller ut HER.
2. Pengene er lokallaget sine og dere bestemmer selv hva de skal brukes til, men frifondstøtten skal kun brukes i lokallaget. Det kan ikke gis bort i kollekt eller brukes på noe som ikke er lokallaget sitt arbeid. En menighet kan for eksempel ikke bruke dem til noe annet arbeid i menigheten. Frifondstøtten må også brukes opp hvert år. Dersom det er igjen penger etter bruksperioden, som er fra 1.  juli -30. juni så skal denne tilbakebetales til Acta. Da sender vi en faktura på det.

Regnskap

For å få godkjent årsrapporten og motta støtte må alle lokallag levere ett regnskap, som skal føres igjennom året. I regnskapet skal vi få oversikten over alle inntekter og utgifter lokallaget har hatt og dere må ta vare på kvitteringene.

Alle kvitteringer og bilag i tilknytning til regnskapet skal bli lagret i fem år framover i tilfelle vi får kontroll.

Vi må kunne se medlemskontingenten tydelig i regnskapet, derfor er det lurt at den står som en egen post med et tydelig navn.

Bilag for medlemskontingent

Det er veldig viktig at dere har et bilag eller betalingsbevis på medlemskontingenten for alle medlemmene som har betalt.

Hvert år trekker vi ut noen til kontroll som vi sjekker betalingen på, så dette må være i orden.

Et betalingsbevis kan være vippsbetalingen, kontooverføringen, bilag i minside eller lignende. Husk at det må stå presisert at det er medlemskontingent og navn, så det kommer fram hva det er og hvem det er for. 

Husk at du ikke skal bruke din private vipps til å få inn medlemskontingenten.

Dersom dere får inn medlemskontingenten kontant anbefaler vi sterkt å bruke dette skjemaet som bilag for innbetalingen. Vi må altså kunne se at dere har registrert at medlemmet har betalt, og kunne følge pengene inn i en kontantkasse og inn på bankkontoen. Så da må kassen telles opp etter hver gang i forhold til hvor mye penger som er kommet inn i medlemskontingent.

Tips! Vi anbefaler ikke å ta inn kontingenten kontant. Da slår vi et slag for muligheten i minside, hvor dere kan sende betalingslenke til foreldrene på sms eller epost og få betalingen inn der. Dette er en sikker og sporbar innbetaling i tilfelle kontroll og de endrer seg selv til betalt så de kommer rett inn i årsrapporten når den skal leveres.

Styre og årsmøte

NB! Dette gjelder kun lag som har 4 stk eller flere medlemmer som er 15 år eller eldre i løpet av kalenderåret. Her teller også betalende medlemmer. 

Dersom alle dine medlemmer er under 15 år må du ikke å ha styre og årsmøte for å motta støtte, men du kan ha det hvis dere ønsker. 😊

Lovverk

I denne delen henviser vi flere steder til Actas lovverk. Det kan du finne i sin helhet HER. 

Styre

Dersom et lokallag har 4 eller flere medlemmer som er 15 år eller eldre i løpet av kalenderåret, må lokallaget ha et styre. Styre være valgt av og blant medlemmene. Det må være minimum 1 styreleder og 2 styremedlemmer, men det kan gjerne være flere.

I lovverket vårt står dette om valg av styre og styrets oppgaver:

«d) Valg av styre:

• Styret velges normalt på årsmøtet.

• Styreleder velges for ett år om gangen.

• Styret velges for to år om gangen.

• (Etter første år går halvparten av styremedlemmene ut ved loddtrekning).

• Hvert år velges to vararepresentanter til styret.

• Valg bør skje skriftlig.

Hovedforeningens styre/regionen kan møte med én representant i styret – uten stemmerett.

STYRETS OPPGAVER

a) Velge nestleder, sekretær og kasserer. Kasserer behøver ikke være medlem av styret.

b) Føre medlemsfortegnelse.

c) Føre referat fra årsmøtet og styrets vedtak og sette vedtakene i verk.

d) Legge fram årsmelding og revidert regnskap på årsmøtet.

e) Styret bør ha regelmessige møter – minst to i semesteret.

f) Arbeide for et godt forhold til Acta – barn og unge i Normisjon og Normisjons virksomheter.

g) Ivareta det økonomiske ansvaret for Acta – barn og unge i Normisjons og Normisjons arbeid lokalt, regionalt, nasjonalt og internasjonalt.

h) Årlig sende årsrapport til Acta – barn og unge i Normisjon sentralt.»

Hvorfor?

Styre er et krav fra frifond for at ungdommene skal kunne på påvirkning i arbeidet. Styre må ha noen møter i løpet av året og skal involveres i praktisk gjennomføring og planlegging av lokallaget. Dette er også god ledertrening og styretrening for ungdommene!

Tips!

Når man har hatt valg av styre bør man oppdatere Verv-fanen. Sett en stoppdato på avtroppende styremedlemmer og en startdato på nye styremedlemmer. Alle medlemmer av styret må også være medlemmer i lokallaget, men de må ikke være betalende medlemmer. Hvis du laster inn både medlemslisten og styre samtidig er det lurt å legge til medlemmer først. Når man legger inn nye verv kan man da plukke styremedlem rett fra medlemslista. Dette er lurt fordi alle medlemmer får en unik ID i min side. Man unngår på den måten at noen ved en feil får to ID-er registrert i systemet. Dette kan bli et problem for styremedlemmer som skal ha tilgang til Min side.

Årsmøte

For lokallag som må ha et styre, må styret velges på et årsmøte som skal gjennomføres en gang i året. 

Dette står det i vårt lovverk om hva som skal skje på årsmøtet:

«ÅRSMØTE

a) Årsmøtet holdes normalt innen utgangen av februar.

b) Alle foreningens medlemmer har stemmerett.

c) Årsmelding og revidert regnskap skal behandles.

d) Årsmøtet velger styre.

e) Årsmøtet fastsetter kontingenten.

f) Årsmøtet velger revisor.

g) Forslag til saker som skal behandles på årsmøtet sendes til styret minst én måned før årsmøtet. Denne fristen er likevel ikke til hinder for at saker som ikke står på sakslisten kan fremmes på årsmøtet til behandling.

h) Innkallelse til årsmøtet må senest skje 14 dager før årsmøtet avholdes.»

Man kan også gi mulighet for at alle medlemmer kan komme med innspill på hvordan ting skal være. Dette kan gjøres enten ved å ta ordet eller man kan ha type workshop med drodling på ideer.

Har dere ikke dette på plass?

Hvis du nå får litt panikk fordi dere har fire medlemmer over 15 år, men ikke styre og det nærmer seg slutten av året så er det fortsatt mulig å løse.

Årsmøter kan gjøres på slutten av et treffpunkt eller til og med digitalt. Inviter alle medlemmene, spør noen om de kan sitte i styret og gjennomfør.

Representant til Actas landsmøte og Normisjons generalforsamling 

Alle lokallag kan sende representanter til regionårsmøte for Acta – barn og unge i Normisjon og Normisjon, til landsmøte for hele Acta – barn og unge i Normisjon, samt til generalforsamling for Normisjon i samsvar med gjeldende vedtekter. Representantene skal velges av lokallaget.