Nyttig info for lokallag
Krav til tellende lokallag
For å være et tellende lokallag og kunne motta støtte, må dere ha minst 5 tellende medlemmer.
Alle medlemmer må registreres med:
- Fornavn og etternavn
- Gateadresse
- Postnummer og poststed
- Fødselsår
- Telefonummer
- Om de har betalt kontingent
Medlemmene må ha betalt minst 50 kr i medlemskontingent.
Kontingenten må være betalt av medlemmet selv eller foresatte – ikke av lokallaget eller menigheten.
Betalingen må kunne dokumenteres. Et betalingsbevis kan være Vippskvittering, kontooverføring, oversikt fra MinSide eller lignende. Det må stå at det er medlemskontingent, hvilket år det er betalt for, navn på medlem og navn på lokallag.
Kontingenten må være synlig i regnskapet.
For å få driftsstøtte det kommende året, så må disse tingene gjøres senest 31.12.
👉 Har dere medlemmer over 26 år? Det er helt greit, men de teller ikke med i grunnlaget for støtte.
Lokallagets bankkonto kan ikke være en privat konto.
Dere kan opprette egen bedriftskonto, ha regnskap gjennom menigheten eller få en konsernkonto gjennom Acta.
I regnskapet må det føres en oversikt over inntekter og utgifter.
Alle kvitteringer og bilag skal lagres i fem år.
Her må medlemskontingenten være synlig.
Informasjon om medlemskap i Acta
Alle som melder seg inn i lokallaget blir medlem i Acta.
Det sendes automatisk SMS når noen registreres som nytt medlem.
Hvis noe er feil, kan de ta kontakt med leder.
Derfor:
- Medlemmer over 15 år må registreres med telefonnummer.
- Medlemmer under 15 år må ha telefonnummer til foresatt.
Dette er viktig både for Frifond-ordningen og personvernregler.
Viktig om årsrapport og støtte
Driftsstøtten beregnes ut fra betalende medlemmer som rapporteres i årsrapporten. Hvis man ikke leverer årsrapport, bidrar man ikke inn i støttepotten – og kan heller ikke forvente støtte senere.
- Ha minst 5 betalende medlemmer
- Levere årsrapport på nyåret
- Ha egen økonomi og føre selvstendig regnskap
- Ha årsmøte og et styre (styrekrav gjelder lokallag med 4 eller flere medlemmer over 14 år)
- Gjennomføre minst én medlemsrettet aktivitet i året (utenom årsmøte)
Betaling for medlemmer
Medlemskontingent – medlemmenes betaling til ditt lokallag
Lokallagskontingent – lokallagets betaling til Acta
Her forklarer vi hvordan dere tar inn medlemskontingent – og hva som er viktig å huske på.
Hvert medlem må betale minst 50 kr per år.
Kontingenten må betales innenfor det kalenderåret den gjelder.
Medlemmet må være informert om at de samtidig blir medlem i Acta.
Lokallaget bestemmer selv hvor mye dere vil ta i kontingent (over 50 kr).
Dere får en faktura i november på 60 kr per medlem (min 500 kr og maks 6.000 kr).
Frifondmidler kan ikke brukes til å betale denne.
Derfor anbefaler vi å ta inn nok kontingent til å dekke dette.
Dere får en faktura i november på 150 kr per medlem (min 1000 kr og maks 7.500 kr).
Frifondmidler kan ikke brukes til å betale denne.
Derfor anbefaler vi å ta inn nok kontingent til å dekke dette.
Hvordan ta imot medlemskontingent?
Bruk MinSide 🥳
Vi anbefaler å bruke MinSide for enklere oversikt.
Registrer medlemmer fortløpende gjennom året.
Trykk på «Send betalingslenke».
Medlemmet får betalingslenke på SMS eller e-post.
Når de betaler:
- Registreres betalingen automatisk
- Dere får betalingsbevis
- Pengene overføres til deres konto (minus et lite gebyr)
- Det markeres automatisk som «Betalt» i medlemslisten
Dette gjør årsrapporten mye enklere.
Dere kan ta betaling direkte til lokallaget. Medlemmene betaler til lokallagets konto gjennom Vipps eller bank.
Men husk:
- Det må stå i meldingen hvem betalingen gjelder, at det er medlemskontingent og navn på lokallag.
- Dere må kunne vise betalingsbevis ved kontroll.
- Betalingen må føres i regnskapet.
- Bruk av privat Vipps er sterkt frarådet.
Valg av styre
Har dere 4 eller flere medlemmer som er 15 år eller eldre i løpet av året?
Da må dere ha styre og årsmøte 🤝
(Hvis alle medlemmer er under 15 år, er ikke styre et krav – men dere kan ha det.)
Krav til styre
- Lokallaget må velge et styre på årsmøte
- Det må være minst 1 styreleder og 2 styremedlemmer
- Styret må være valgt av og blant medlemmene
- Ved akklamasjon (helt greit)
- Skriftlig (om dere ønsker)
- Skrive referat fra årsmøtet
- Registrere styret i MinSide (under «verv»)
- Registrere dato og valgperiode
Hva gjør styret?
- Velge nestleder, sekretær og kasserer
- Føre medlemsliste
- Føre referat fra styremøter
- Lage årsmelding og regnskap
- Ha minst to styremøter per semester
- Sende årsrapport
- Ha ansvar for lokallagets økonomi
Dette er et krav fra Frifond for å sikre at ungdommer får reell påvirkning i arbeidet – og det gir god ledertrening.
Årsmøte – dette må dere gjøre
Første årsmøte må holdes når laget har minst 5 tellende medlemmer.
Videre årsmøter skal vanligvis holdes innen utgangen av februar.
- Behandle årsmelding og regnskap
- Velge styre
- Fastsette kontingent
Alle medlemmer har stemmerett.
Innkalling må sendes minst 14 dager før møtet.
Forslag til saker bør sendes styret minst én måned før.
Årsmøtet kan gjøres på slutten av et treffpunkt, eller digitalt.
Det kan også være lurt å legge opp til idémyldring eller workshop slik at alle får komme med innspill.
Kontroll
Vi gjennomfører en årlig kontroll hvor vi sjekker at alt er rett i noen av våre lokallag. I tillegg blir vi jevnlig kontrollert av LNU og fordelingsutvalget. Da kan det også skje at de kontakter dere for kontroll.
LOKALLAGSINFO